Het is maandagochtend. Je zit klaar voor een belangrijke hybride vergadering. Vijf collega’s zitten bij jou in de vergaderruimte, nog eens vijf collega’s nemen online deel. De agenda is vol, de tijd is beperkt en iedereen wil zijn punt maken. Terwijl het gesprek op gang komt, merk je hoe lastig het is om iedereen betrokken te houden. De online deelnemers krijgen niet alle nonverbale signalen mee en haken af. Ondertussen probeert iemand de notulen bij te houden, maar mist cruciale details omdat het gesprek zo snel gaat. Actiepunten worden benoemd, maar verdwijnen later in losse e-mails of blijven helemaal liggen. Na afloop van de meeting ben je nog een uur bezig om alles uit te werken en te verspreiden. En eerlijk gezegd: je weet niet zeker of alles goed is vastgelegd.
Dit scenario speelt zich dagelijks af binnen duizenden organisaties. Het kost tijd, energie en leidt tot inefficiëntie.
Het kan anders. Slimmer. Met AI Room Kits.
De kracht van AI in jouw vergaderruimte
Met een AI Room Kit hoef je nooit meer na te denken over wie de notulen maakt of hoe je alle actiepunten bij elkaar krijgt. Deze kits nemen deze zorgen volledig weg. Het zijn complete vergaderoplossingen die speciaal zijn ontworpen om jouw meetings slimmer, effectiever en interactiever te maken. De kits combineren hoogwaardige hardware, zoals intelligente camera’s, microfoons en soundsbars, met de kracht van Microsoft-technologie, waaronder Copilot en Teams Rooms Pro.
Het resultaat? Een vergadering die soepel verloopt én actief meedenkt. AI herkent wie er aanwezig is, luistert mee en legt alles vast. Tijdens de vergadering kun je zelfs vragen stellen aan de AI om direct informatie op te halen of een samenvatting te krijgen van wat er tot nu toe besproken is, ideaal voor de laatkomers. Na afloop ontvangen alle deelnemers een overzichtelijke terugblik, inclusief de notulen en actiepunten.
Of je nu fysiek samenkomt, hybride werkt of volledig online vergadert: AI Room Kits zorgen ervoor dat iedereen betrokken blijft en kostbare tijd optimaal benut wordt.
AI Room Kits: slimme functies die zorgen voor voordelen
AI Room Kits zijn niet zomaar een technische upgrade, ze zorgen voor een volledig verbeterde vergaderervaring. Elke functionaliteit is ontworpen om een concreet probleem op te lossen jouw meetings productiever te laten verlopen. De belangrijkste voordelen op een rijtje:
- Automatisch notuleren: vergeet het handmatig bijhouden van handtekening. De AI-assistent legt alles vast en zet het vervolgens om in een overzichtelijk verslag.
- Actiepunten na afloop: geen losse taken meer die verdwijnen in e-mails. De AI-assistent genereert een lijst met actiepunten gekoppeld aan de juiste personen, zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt.
- Slimme terugblik: wil je weten wat er vorige week besproken is? Bekijk de samenvatting van de meeting, inclusief beslissingen en context en verlies geen belangrijke informatie.
- Individuele spraak- en beeldherkenning: AI herkent deelnemers en koppelt hun input aan hun naam. Ook wordt automatisch de juiste spreker in beeld gebracht en wordt er vloeiend tussen sprekers geschakeld.
- Ondersteuning voor alle vergadertypes: of je nu een één-op-één gesprek voert, een hybride teammeeting hebt of een boardroom vult met meer dan twintig mensen, AI Room Kits passen zich aan jouw situatie aan.
- Interactieve AI-assistent tijdens meeting: stel je vragen, vraag om een samenvatting of laat de AI een actiepunt vastleggen terwijl je vergadering. Zo houd je de focus op het gesprek en niet op de administratie.
AI Room Kits in de praktijk
AI Room Kits maken dagelijks het verschil in uiteenlopende situaties, Van zorginstellingen tot adviesbureaus en internationale boardrooms: overal waar vergaderingen plaatsvinden, zorgen deze slimme oplossingen voor meer focus, minder administratie en betere samenwerking.
Eén-op-één gesprek in de zorg
Marieke werkt als specialist in de ouderenzorg. Ze voert dagelijks vertrouwelijke gesprekken met bewoners en hun begeleiders. Hierin wordt veel informatie gedeeld: klachten, medicatie, vervolgafspraken. Tot nu toe moest ze tijdens het gesprek aantekeningen maken, wat haar afleidde. Na afloop typte ze alles uit in het dossier, een tijdrovende klus.
Met een AI Room Kit in haar spreekkamer verandert dit volledig. Het gesprek wordt (anoniem) vastgelegd, AI maakt automatisch een samenvatting en zet actiepunten klaar. Marieke kan zich volledig richten op de bewoner, terwijl de administratie vanzelf gebeurt. Dit bespaart haar per dag meer dan een uur en verhoogt de kwaliteit van de zorg.
Hybride projectmeeting
Een consultancyteam werkt aan een groot project. Elke week is er een statusmeeting met tien deelnemers: zes op kantoor en vier online. Voorheen verliep dit chaotisch: online deelnemers voelden zich minder betrokken, notulen waren incompleet en beslissingen raakten zoek.
Met een AI Room Kit is de ervaring totaal anders. De camera schakelt automatisch naar de spreker, zodat iedereen, ook online, het gesprek goed kan volgen. AI registreet alle beslissingen en genereert actiepunten. Na afloop ontvangen alle deelnemers een overzichtelijk overzicht. Het team bespaart tijd, voorkomt miscommunicatie en verhoogt de tevredenheid.
Strategische boardroomsessie
Het management van een internationale organisatie komt samen voor een kwartaalreview. Twintig mensen zitten in een grote boardroom. Er worden cruciale beslissingen genomen over strategie en budgetten. Voorheen was het een uitdaging om alles goed vast te leggen en om na afloop duidelijkheid te hebben over wie verantwoordelijk is voor welke actiepunten.
Met een AI Room Kit is dat verleden tijd. De technologie herkent elke spreker en koppelt de bijdrage direct aan de juiste naam. Hierdoor is het verslag compleet, betrouwbaar en transparant. Actiepunten worden automatisch toegewezen aan de juiste persoon, zodat er geen discussie meer ontstaat over verantwoordelijkheid. Na afloop ontvangt het management een helder overzicht van alle beslissingen en taken. Dit stelt de organisatie is staat om sneller te handelen en beter te sturen.
Ervaar het zelf
Dit zijn mooie woorden, maar wij geloven dat je het vooral zelf moet ervaren. AI Room Kits veranderen vergaderen niet alleen in theorie, maar ook in de praktijk. Daarom nodigen we je uit om het zelf te beleven.
Via het onderstaande formulier kun je eenvoudig je interesse kenbaar maken. Kies wat bij jouw past:
- Een fysieke demo in onze showcase-ruimte in Tilburg, waar je de technologie live kunt zien en ervaren.
- Een online demo, waarbij we je persoonlijk meenemen door alle mogelijkheden.
Daarnaast organiseren we periodiek webinars waarin we dieper ingaan op de voordelen en toepassingen van AI Room Kits. Zodra er webinars gepland zijn, vind je ze in het overzicht hieronder.
Op dit moment staan er geen webinars gepland.
De toekomst van vergaderen begint hier. Laat ons je laten zien hoe AI Room Kits jouw organisatie slimmer, sneller en effectiever maakt.
