Op woensdag 15 juni verzorgden TCC The Computer Company en Workspace 365 gezamenlijk een kennissessie op Zorg & ICT, onderdeel van de Dutch Health Week in de Jaarbeurs te Utrecht. In deze sessie stond de transitie naar een digitale werkplek in de zorg centraal.
Berry gaf antwoord op 7 belangrijke vragen, gesteld door Mark Grasmayer van Workspace 365, rondom deze transitie om zo de aanwezigen een beter inzicht te geven.
1. Waarom is een digitale werkplek voor zorgmedewerkers zo belangrijk?
Het verlenen van zorg is dé nummer één prioriteit voor elke zorginstelling. Toch is de IT op dit moment onlosmakelijk verbonden aan het hedendaagse zorgproces. Het is daarom enorm belangrijk dat een digitale werkplek simpel te bedienen is, maar bovenal ook betrouwbaar is, zodat het zorgproces zo optimaal mogelijk ondersteund wordt
2. Welke stappen zijn belangrijk voor het kiezen van een nieuwe digitale werkplek?
Stap één bij het kiezen van een nieuwe digitale werkplek is het definiëren van de missie en de visie van de zorgaanbieder. Op welke manier wil men zorg aanbieden.
Vervolgens wordt er gekeken naar welke technologische middelen noodzakelijk zijn om het zorgproces optimaal te faciliteren.
Als derde inventariseren we hoe (verschillende) medewerkers op dit moment te werk gaan. Er worden persona gecreëerd waarin men bijvoorbeeld kijkt naar hoe mobiel een groep gebruikers is en welke applicaties zij gebruiken.
Als vierde stap wordt de huidige interne communicatie binnen de zorgorganisatie in kaart gebracht
3. Welke personen moeten betrokken zijn bij de uitrol van een nieuwe digitale werkplek?
Uiteraard is het belangrijk om personeel van verschillende afdelingen te raadplegen. Zij moeten namelijk allemaal met hetzelfde systeem gaan werken en daarom is er inzicht in de werkwijze en de werkplek nodig.
Om alles in goede banen te leiden zijn er IT- en communicatie-afgevaardigden nodig en dient er een projectverantwoordelijke te zijn.
4. Hoe betrek je medewerkers met een lagere digitale vaardigheid?
Het proces moet zo eenvoudig mogelijk blijven. Op deze manier is het ook werkzaam voor medewerkers met een lagere digitale vaardigheid.
Daarnaast zetten wij “floorwalkers” in. Dit zijn herkenbare vertegenwoordigers (bijvoorbeeld door middel van een t-shirt) waarbij medewerkers terecht kunnen met al hun vragen over de nieuwe digitale werkplek. Indien zij er niet uitkomen, moeten medewerkers ook de mogelijkheid hebben om contact op te nemen met een IT-ondersteuner.
Ook wordt er een adoptieprogramma geïmplementeerd door middel van onder andere klassikale training en trainingsvideo’s.
5. Welke uitdagingen spelen er bij de uitrol van een digitale werkplek?
Omdat het zorgpersoneel meestal bezig is het hun nummer één prioriteit, het verlenen van zorg, is de beschikbaarheid van het personeel vaak een grote uitdaging. De tijdslijnen zijn daarnaast vaak krap. TCC adviseert elke organisatie dan ook om zichzelf de tijd te gunnen, om zodoende de nieuwe digitale werkplek zo goed mogelijk te lanceren.
De netwerkinfrastructuur is een andere uitdaging. Deze, en bijbehorende verbindingen, zijn vaak nog afgestemd op traditioneel werken.
6. Welke lessen heb je geleerd de afgelopen jaren?
Een van de belangrijkste lessen die wij de afgelopen jaren geleerd hebben, is dat het belangrijk is om de zorgmedewerker zo vroeg mogelijk te laten aanhaken bij het proces. Dit vergroot de slagingskans en de acceptatie van de digitale werkplek.
De digitale werkplek is ook geen doel op zichzelf, het doel moet zijn om het zorgproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het is dan ook een ondersteunende tool.
Doorontwikkeling blijft belangrijk. Na het neerzetten van je digitale werkplek is deze niet af, deze dient zich continu te blijven ontwikkelen, om zo met de tijd mee te kunnen gaan.
7. Wat zijn belangrijke trends voor de digitale werkplek van de toekomst voor zorg?
Gezien de krapte in de arbeidsmarkt, is het belangrijk om de werkefficiëntie te verhogen. Dit kun je doen door het werk van de zorgmedewerker zo gemakkelijk mogelijk te maken.
Het verbinden van verschillende applicaties is een andere trend die wij waarnemen. Zo kunnen we de supply-chain blijvend optimaliseren.
En misschien wel het allerbelangrijkste, security en privacy. Er wordt steeds meer gedigitaliseerd, waardoor er ook steeds meer cybercriminaliteit ontstaat. Zorginstellingen beschikken over gevoelige (cliënt)gegevens en het veilig bewaren van deze gegevens is dan ook belangrijker dan ooit.
Wil jij meer weten over een digitale werkplek met Workspace 365 in jouw organisatie? Neem dan contact op met Berry via b.roemgens@thecomputercompany.nl of bel naar 043 363 03 62. Wij komen graag eens langs om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.
