Voor bedrijven die zowel inkopen, verkopen als produceren, is het essentieel om voorraad, planning en doorlooptijden strak te beheren. Zeker in een markt waarin trends elkaar snel opvolgen en flexibiliteit het verschil kan maken. H&R Badmeubelen zocht naar een manier om die grip te vergroten en tegelijkertijd flexibel te blijven in de keuze om producten intern te produceren of extern in te kopen. De oplossing werd gevonden in een gecombineerde inzet van Exact Globe+ en Synergy door TCC smart IT solutions.
H&R Badmeubelen is oorspronkelijk een groothandel die B2B inkocht en verkocht. Door hun productaanbod en marktontwikkelingen wilden zij meer controle en wendbaarheid in hun bedrijfsprocessen. Toen het bedrijf drie jaar geleden verhuisde naar een nieuw pand, werd het moment aangegrepen om ook de interne processen tegen het licht te houden. Daarbij ontstond de wens om een deel van de productie in eigen huis te nemen. Voorwaarde: een softwaresysteem dat niet alleen het handelsgedeelte ondersteunt, maar ook de productie betrouwbaar kan borgen. TCC smart IT solutions werd in de arm genomen en creëerde een oplossing met Exact Globe als centrale applicatie voor productie, inkoop, verkoop en logistiek, met Exact Synergy als platform voor relatiebeheer en verkoopondersteuning.
Geleidelijke optimalisatie
De overgang naar productie is stapsgewijs ingezet, weet Harmen Schipper, Key Accountmanager bij TCC smart IT solutions. “Eerst werden de basisprocessen rondom inkoop, verkoop en logistiek in Exact gestroomlijnd en geautomatiseerd. Medewerkers raakten daardoor vertrouwd met de applicatie en interface. Dit maakte het mogelijk om vervolgens relatief eenvoudig de productiemodule toe te voegen, zonder complexe adoptietrajecten.”
Flexibele productiestructuur
- Openstaande verkooporders en geplande levermomenten;
- Voorraadniveaus van grondstoffen én eindproducten;
- Beschikbaarheid van personeel en machines;
- De afweging: zelf produceren of inkopen?
Exact Globe fungeert hierbij als centrale bron van stuurinformatie. Synergy ondersteunt de verkooporganisatie en borgt klantcommunicatie en orderhistorie.”
Eén systeem, geen dubbele handelingen
Een groot voordeel van het geïntegreerde systeem is dat dubbele invoer wordt voorkomen, benadrukt Schipper. “Een verkooporder in de groothandel wordt automatisch omgezet naar een productieorder in de productie-entiteit. Als externe inkoop nodig is, wordt ook die automatisch gegenereerd. Waar voorheen dezelfde gegevens soms drie keer handmatig moesten worden ingevoerd, wordt dit nu volledig automatisch verwerkt.” Dit intercompany-proces voorkomt fouten, versnelt de doorlooptijd en maakt het proces minder afhankelijk van individuele medewerkers.
Grip op voorraad, doorlooptijd en beslissingen
Sinds de inzet van de productiemodule ervaart H&R Badmeubelen merkbaar meer grip op voorraad en doorlooptijden. “Er hoeft minder (risicovolle) voorraad te worden aangehouden, omdat het bedrijf scherper kan plannen en inkopen. Ook de keuze tussen zelf produceren of extern inkopen kan nu beter worden onderbouwd. Wanneer een grondstof later binnenkomt dan gepland, is in één oogopslag zichtbaar wat dit betekent voor productie en levering richting klant.”
De volgende stap is verdere verfijning, zoals het toevoegen van machine- en urenregistratie, en het uitbreiden van rapportages voor een nóg accurater en duidelijker inzicht.
