Bedrijven die zowel handel drijven als produceren hebben doorgaans meerdere processen die naadloos op elkaar moeten aansluiten: verkoop, inkoop, voorraadbeheer, planning en productie. Wanneer die processen in verschillende systemen zijn ondergebracht, ontstaat er al snel versnippering, dubbele invoer en beperkte controle. De kracht van TCC smart IT solutions zit juist in het vermogen om deze processen in één geïntegreerde omgeving te laten samenwerken, waarbij functionaliteit stapsgewijs kan worden toegevoegd.
Veel organisaties beginnen met een duidelijke focus op handel: producten inkopen, op voorraad houden en uitleveren aan klanten. “Naarmate de markt verandert en klanten steeds vaker maatwerk of kortere levertijden verwachten, kan de behoefte ontstaan om een deel van de productie of assemblage zelf uit te voeren”, zo merkt Harmen Schipper, Key Accountmanager bij TCC smart IT solutions, bij steeds meer klanten. “Dat betekent niet alleen een uitbreiding van activiteiten, maar ook een verandering in de manier van organiseren. Processen die voorheen relatief lineair waren, krijgen meer onderlinge afhankelijkheden. Voorraad, planning, verkoop en productie moeten nauw op elkaar aansluiten om grip te houden op kosten, doorlooptijden en leverbetrouwbaarheid.”
Productiemodule
Exact biedt een oplossing die deze groei kan ondersteunen zonder dat bedrijven hun softwarelandschap volledig hoeven te vervangen. “Veel organisaties starten met Exact Globe als basis voor verkooporderverwerking, inkoop en magazijnbeheer”, zegt Schipper. “Het vormt een belangrijke basis wanneer de volgende stap volgt: het toevoegen van productiecapaciteit. In plaats van een afzonderlijk productie- of planningssysteem te introduceren, kan eenvoudig de productiemodule van Exact Globe worden geactiveerd. Hierdoor worden verkooporders automatisch vertaald naar productieorders, worden stuklijsten en materialen direct gekoppeld aan de voorraadadministratie en ontstaat realtime inzicht in wat er gemaakt moet worden, welke grondstoffen nodig zijn en wat de verwachte levertijden zijn.”
Eén waarheid
De kracht van deze oplossing zit ‘m in de integratie. “Alle processen maken gebruik van dezelfde data, in dezelfde software”, benadrukt Schipper. “Daardoor is er geen sprake van dubbele invoer, losse spreadsheets of systemen die naast elkaar draaien. Als productie binnen een andere entiteit of locatie plaatsvindt, zorgt de intercompany-functionaliteit ervoor dat een verkooporder automatisch een inkoop- of productieorder wordt in de desbetreffende administratie. Dit gebeurt zonder handmatige handelingen en zonder risico op fouten. Zo schaal je als organisatie eenvoudig op zodra er extra bedrijven, magazijnen of zelfs internationale administraties bijkomen.”
Verbindende laag
Naast de operationele uitvoering speelt informatievoorziening een grote rol. Schipper: “Exact Synergy fungeert hierbij als verbindende laag voor klantcommunicatie, workflow en documentbeheer. Offertes, klantafspraken en interne terugkoppelingen worden op één centrale plek bijgehouden, waardoor alle betrokken afdelingen met dezelfde informatie werken. Dat voorkomt onduidelijkheden en maakt de organisatie transparanter en beter voorspelbaar.”
Strategische sturing
Om grip te houden op dagelijkse en strategische sturing kan de omgeving worden verrijkt met rapportageoplossingen zoals Sumatra of Power BI. “Deze analyses geven inzicht in voorraden, productiecapaciteit, levertijden en orderontwikkeling”, vertelt Schipper. “Dat maakt het mogelijk om bij te sturen op basis van actuele informatie in plaats van achteraf te constateren dat knelpunten zijn ontstaan. Het resultaat is een organisatie die sneller kan reageren op veranderingen in vraag en aanbod, minder voorraden hoeft aan te houden en beter kan plannen.”
Door gebruik te maken van geïntegreerde modules binnen één platform groeit de software mee met jouw organisatie, resumeert Schipper. “Er is geen noodzaak voor complexe systeemvervangingen, geen maatwerk dat het systeem inflexibel maakt en geen versnippering van data. Exact biedt daarmee een schaalbare, logische route van handelsorganisatie naar productiebedrijf, waarbij processen, informatie en sturing samenkomen in één heldere omgeving.”
