Twee zorgmedewerkers die onderling eenvoudig een behandelplan met elkaar kunnen delen, familieleden die de agenda van hun geliefde kunnen inzien en het eenvoudig kunnen bestellen van benodigde producten. Allemaal voorbeelden van communicatie die het leven en werken in een zorginstelling een stuk prettiger kunnen maken. Onder het motto ‘Ouder worden doe je samen’ streeft Vivantes ernaar om een communicatieve organisatie te worden.

Verdeeld over 9 kleinschalige verpleeghuizen en aangrenzende zorgwoningen in de Westelijke Mijnstreek, Zuid-Limburg, zetten circa 800 zorgprofessionals en meer dan 400 vrijwilligers zich op dagelijkse basis in voor meer dan 1.000 zorgbehoevende ouderen.

Om deze cliënten zo goed mogelijk te kunnen blijven verzorgen is er medio 2022 een project gestart waarbij er een nieuwe digitale werkplek is gerealiseerd en uitgerold.

Een nieuwe digitale werkplek

Dat een nieuwe digitale werkplek dringend nodig was, blijkt uit de woorden van Mark Mies, Manager Communicatie en IT bij Vivantes: “We beschikten hier over een verouderde omgeving. Het netwerk, de hardware en de inrichting van onze digitale werkplek waren aan vervanging toe. Hierdoor konden we onze zorgmedewerkers en de ondersteunende diensten niet meer optimaal faciliteren.” 

De zoektocht werd dan ook gestart met een doel. Niet de techniek, maar het streven naar een communicatieve organisatie stond centraal. Binnen de communicatieve organisatie waren de eenvoud en de prettige ervaring voor gebruikers twee belangrijke pijlers.

Vanuit een marktverkenning, een Proof of Concept en een uitgebreid Programma van Eisen bleven drie IT-leveranciers over. TCC kwam uiteindelijk als beste uit de aanbesteding. Via TCC werd Workspace 365 geïnitieerd als leverancier van de digitale werkplek. Met als doel het werkende leven te vereenvoudigen bleek Workspace 365 een ideale match met de wensen van Vivantes.

Het project

Om de nieuwe digitale werkplek op een goede manier te kunnen faciliteren, werd er eerst een stabiele basis gelegd. De hardware werd grotendeels vervangen, de huidige devices maakten plaats voor gedeelde mini-pc’s op de locaties en persoonlijke devices. Ook werd de switch gemaakt van on-premise naar de cloud en is ervoor gezorgd dat er op elke locatie een dekkend netwerk is door middel van WiFi of 4G.

Na het leggen van de stabiele basis kon de nieuwe digitale werkplek uitgerold worden. Waar het personeel van Vivantes voorheen grotendeels gebruik maakte van groepsaccounts, werd er voor de nieuwe werkplek voor iedereen een individueel account aangemaakt. Met deze individuele accounts kunnen zij inloggen op hun eigen digitale werkplek, van waaruit zij e-mails en chats kunnen versturen, applicaties kunnen openen, maar ook persoonlijk relevante informatie kunnen raadplegen.

Bij vragen kunnen medewerkers van Vivantes direct contact opnemen met de supportdesk van TCC. Dit laatste heeft er ook toe geleid dat de IT-afdeling van Vivantes meer ruimte heeft gekregen om hun eigen expertise verder te ontplooien.

De adoptie

Aan het begin van het project is er een kernteam opgericht. Dit kernteam, bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen, moest er mede voor zorgen dat de adoptie van de nieuwe werkplek soepel verliep. Aan de start is er geïnventariseerd welke behoeftes medewerkers hebben. Op deze manier hebben de gebruikers al meteen het gevoel dat de nieuwe werkplek ze gaat helpen bij het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden.

In samenwerking met TCC en e-Office heeft Vivantes een volledig adoptieprogramma opgesteld. Dit programma bestond uit drie onderdelen. Het eerste onderdeel was het geven van trainingen aan de eindgebruiker op locaties. Vlak voor een locatie overging naar de nieuwe werkplek, werd er, in groepjes van 15 personen, een training gegeven waarin kennis werd gemaakt met onder andere Workspace 365. Voor het tweede onderdeel was er weer een rol weggelegd voor het kernteam. Alle teamleden zijn intern kenbaar gemaakt, waardoor zij vragen konden beantwoorden van collega’s. Het derde en laatste onderdeel van de adoptie was het duidelijk uitleggen van de achterliggende gedachtes van de keuzes die gemaakt zijn.

De verandering gaat snel, daar zijn ze zich bij Vivantes van bewust. Een volledige adoptie is dan ook een langetermijnproject. Hier liggen belangrijke rollen voor de leidinggevende en meer vaardig en enthousiaste collega’s. Zij zijn gevraagd om knelpunten te signaleren en terug te koppelen. Daarnaast wordt er voortdurend gecommuniceerd met de eindgebruiker, om zo gedragsverandering te bewerkstelligen.

De eerste resultaten

Met de vervanging van een kleine 200 werkplekken, het netwerk, het applicatielandschap en de integratie van een nieuwe digitale werkplek met Workspace 365 is de eerste belangrijke stap gezet. Het feit dat alles momenteel technisch mogelijk is, is voor Vivantes een enorme vooruitgang ten opzichte van de situatie voorheen.

Mark Mies vult verder aan: “De mogelijkheden op het gebied van hybride werken zijn door de nieuwe werkplek enorm verbeterd, waardoor onze medewerkers een stuk meer vrijheid hebben. Ook het onboardingsproces gaat een stuk soepeler dan voorheen. Doordat we autorisatiemogelijkheden baseren op basis van persona’s en we gebruik maken van managed devices, is er aan de voorkant veel geautomatiseerd. Als alle interne processen lopen, staat voor nieuwe medewerkers alles klaar zodra zij de eerste dag aan de slag gaan.”

Een blik op de toekomst

De basis is gezaaid en de eerste oogst is binnengehaald. De komende jaren staan er echter nog meerdere oogsten gepland. Daarbij heeft Vivantes enkele concrete mijlpalen uitgezet. De komende jaren willen ze bijvoorbeeld een volledig dekkend professioneel WiFi-netwerk uitrollen over alle locaties.

In samenwerking met Workspace 365 en TCC wordt er ook gekeken naar het zo optimaal mogelijk benutten van de mogelijkheden die Workspace 365 te bieden heeft. Om de voortgang te waarborgen vinden er periodieke overleggen plaats tussen de betrokkenen. Zo werken alle partijen samen aan het bereiken van het ultieme doel: Vivantes als communicatieve organisatie.

Ook toe aan een nieuwe digitale werkplek?

De laatste lovende woorden komen wederom van Mark Mies: “Ik wil alle betrokken partijen, TCC, Workspace 365, Innervate, maar zeker ook onze eigen organisatie Vivantes, een compliment geven voor het project. Er is echt enorm veel werk uitgevoerd en vrijwel alles is in een keer goed gegaan. Fantastisch werk!”

Door de uitvoering van dit project is Vivantes klaar voor de toekomst. Is jouw organisatie ook toe aan een nieuwe digitale werkplek die klaar is voor de toekomst? Neem dan contact met ons op om eens vrijblijvend te sparren over de mogelijkheden!